Aus zahlreichen erfolgreich abgewickelten Beratungsprojekten kennen wir die Bedürfnisse und Probleme von Anwaltskanzleien sehr genau und haben viele maßgeschneiderte Lösungen und Prozesse für diese entwickelt. In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen 3 Praxisbeispiele für den einfachen und effektiven Einsatz von Webformularen, um administrative Abläufe in der Kanzlei aber auch beim Klienten zu vereinfachen.
Durch die Anwendung von Webformularen werden manuelle Dateneingaben minimiert und damit verbundene Prozesse beschleunigt, da physische Papierformulare entfallen. Diese Formulare reduzieren Fehler durch Validierungen, sparen Kosten im Druck- und Versandbereich, sind jederzeit und überall zugänglich und umweltfreundlich. Die erfassten Daten können strukturiert an andere Systeme übergeben werden, um diese weiter zu verarbeiten. Inhaltlich und optisch können die Formulare an die Wünsche der Kunden angepasst werden.
Beispiel 1: Onlineformular causenbezogene Aktanlage für vollständig erfasste Klienten- und Aktdaten:
In der Praxis sind unvollständig erfasste Akten und Klienten ein häufiges Problem. Damit fehlen relevante Daten, um den Akt effizient zu bearbeiten. Weiter fehlen wichtige Informationen für strategischen Entscheidungen über die Ausrichtung der Kanzlei. Beispielsweise möchte man wissen, wie ein Klient auf die Kanzlei aufmerksam geworden ist, damit man das Marketing darauf abstimmen kann, oder man möchte sehen, wie sich der Umsatz in einem gewissen Rechtsgebiet entwickelt hat.
Ein innovativ gestaltetes Webformular gewährleistet, dass alle relevanten Informationen einfach und ortsunabhängig erfasst werden. Formulare können im Browser, am Tablet oder am Smartphone ausgefüllt werden. Im Gespräch mit dem Klienten hat der Jurist einen Leitfaden, um alle notwendigen Daten zu erfragen. Abhängig von der Auswahl des Rechtsfalls (Gesellschaftsvertrag, Mietvertrag, Dienstvertrag, …) werden unterschiedliche Felder eingeblendet und abgefragt. Die Assistenz erhält die Daten des erfassten Formulars per Mail und kann die Causa in der Aktenverwaltung anlegen. Sind alle relevanten Daten für die Erstellung eines Gesellschaftsvertrags gespeichert, kann dieser mit gewissen Programmen auf Knopfdruck erstellt werden.
Beispiel 2: Onlineformulare für die Abwicklung von Complianceabfragen
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards sind in Anwaltskanzleien von zentraler Bedeutung. Verschiedenste Complianceprüfungen verursachen in der Praxis oft hohen administrativen Aufwand. Für die Abwicklung werden diverse PDF-Formulare per Mail verschickt, vom Klienten manuell ausgefüllt, ausgedruckt, unterfertigt und per Mail wieder an die Kanzlei geschickt.
In unserem Beispiel erhält der Klient einen Link und kann das Formular geräteunabhängig mit seinen Daten befüllen, das Formular online unterfertigen und notwendige weitere Dokumente (z.B. Passkopien, …) uploaden. Die Assistenz erhält ein Mail mit dem ausgefüllten und unterfertigten Complianceformular inkl. der übermittelten Anlagen, welche einfach im richtigen Akt abgelegt werden können. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb der Kanzlei.
Beispiel 3: Onlineformulare für die Erfassung von Klientendaten und Vollmachtsunterzeichnung
Der erste Eindruck ist wichtig! Rechtsanwaltskanzleien wollen als innovative Rechtsdienstleister wahrgenommen werden. Da passt es nicht ins Bild, diverse PDF-Dateien (Vollmacht, Honorarvereinbarung und Datenschutzvereinbarung, …) zu verschicken, welche der Klient ausdrucken, ausfüllen und zurückschicken muss. Auch ein händisch ausfüllbares Klientenstammblatt macht nicht den innovativsten Eindruck. Bevor die Arbeit an einer neuen Causa beginnt, müssen gewisse administrative Tätigkeiten erledigt werden.
Ein neuer Klient kann seine persönlichen Daten direkt in der Kanzlei in ein Tablet eingeben, oder er erhält einen Link per Mail um das Webformular zu starten. Aus den erfassten Daten werden die benötigten Dokumente (z.B. Vollmacht) generiert. Diese können sofort geprüft und unterfertigt werden. Benötigt man weitere Dokumente (z.B. Passkopie), können diese per Upload einfach hinzugefügt werden. Der Klient und die Kanzlei erhalten die unterfertigten Unterlagen per Mail zur weiteren Verwendung.
Webformulare können im Browser oder auf verschiedenen Endgeräten (Tablet, Smartphone) geöffnet und ausgefüllt werden. Das macht die Verwendung unabhängig vom Endgerät und bietet hohen Komfort. Das Design der Formulare passt sich an das jeweilige Endgerät an. Die automatische Ausfüllhilfe z.B. im Browser unterstützt Ihre Klienten beim Schnellen erfassen seiner Daten.
Webformulare bieten eine einfache und effektive Möglichkeit, um verschiedene administrative Abläufe in Anwaltskanzleien zu vereinfachen und effektiv zu organisieren. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und bieten Ihren Klienten ein modernes Tool für lästige aber notwendige verwaltungstechnische Aufgaben. Die gezeigten Lösungen wurden mit UNOY.IO umgesetzt. UNOY ist ein No-Code Tool um Fachexpertise zu digitalisieren.