Die Digitalisierung und der steigende Wettbewerbsdruck setzen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen zunehmend unter Zugzwang. Der Anspruch der Mandanten an Schnelligkeit und Präzision steigt, während die Kostenkontrolle und Effizienz gleichzeitig wichtiger denn je sind. Viele Kanzleien stehen vor der Herausforderung, wie sie mit begrenzten Ressourcen und wachsenden Erwartungen Schritt halten können. Dabei bietet die künstliche Intelligenz (KI) einen vielversprechenden Ansatz, um genau diese Herausforderungen zu bewältigen.
Aktuell beraten wir zahlreiche Kanzleien zu den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz und der Einführung in den Kanzleialltag. In dieser Artikelserie (1 von 5) möchten wir Ihnen Schritt für Schritt aufzeigen, wie Microsoft Copilot – ein KI-basiertes Tool – speziell in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen eingesetzt werden kann, um Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Ziel ist es, Ihnen einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten und die technischen Voraussetzungen zu geben, sowie praxisnahe Tipps und Beispiele aus dem Kanzleialltag zu präsentieren. Zu jedem Artikel erstellen wir ein kurzes Präsentationsvideo, welches praktische Anwendungen aus dem Alltag zeigt.
Microsoft Copilot ist mehr als nur ein einfaches KI-Tool. Er integriert sich nahtlos in die bekannte Microsoft 365-Umgebung, also Programme des täglichen Bedarfs wie Word, Excel, Outlook, Onedrive und Teams, und hilft bei der Automatisierung zeitintensiver Aufgaben. Die direkte Verfügbarkeit in den genannten Programmen ist für uns der größte Vorteil und unterstützt stark bei der Integration in die tägliche Arbeit.
Dokumente analysieren und Daten strukturieren
Die Funktionen für das Analysieren von Dokumenten und das Strukturieren von Daten in Microsoft 365 Copilot sind darauf ausgelegt, den Nutzern tiefere Einblicke und eine bessere Organisation ihrer Informationen zu ermöglichen. Beim Analysieren von Dokumenten verwendet Copilot fortschrittliche Algorithmen, um den Inhalt zu durchleuchten, wichtige Muster und Trends zu erkennen und relevante Erkenntnisse zu extrahieren. Dies kann beispielsweise bei der Auswertung von Gutachten, Verträgen oder sonstiger Dokumente hilfreich sein, indem es die wichtigsten Punkte und Zusammenhänge hervorhebt. Die Funktion zum Strukturieren von Daten hilft den Nutzern, unstrukturierte Informationen in eine geordnete und leicht verständliche Form zu bringen. Copilot kann Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, sie kategorisieren und in Tabellen oder Diagrammen darstellen. Dies erleichtert die Analyse und Interpretation der Daten und unterstützt die Entscheidungsfindung durch klare und übersichtliche Darstellungen
Dokumente zusammenfassen, übersetzen und überblicken
Die Funktionen für das Zusammenfassen und Übersetzen von Dokumenten in Microsoft 365 Copilot sind darauf ausgelegt, den Nutzern dabei zu helfen, Informationen effizienter zu verarbeiten und zu verstehen. Beim Zusammenfassen analysiert Copilot den Inhalt eines Dokuments und erstellt eine prägnante Übersicht der wichtigsten Punkte, wodurch es einfacher wird, die wesentlichen Informationen schnell zu erfassen. Diese Funktion ist besonders nützlich für lange oder komplexe Dokumente. Die Übersetzungsfunktion ermöglicht es den Nutzern, Dokumente in verschiedene Sprachen zu übersetzen, wobei die Genauigkeit und der Kontext des Originaltextes beibehalten werden
Dokumenterstellung und Dokumentprüfung
Die Dokumenterstellung und -überprüfung in Microsoft 365 Copilot bietet eine nahtlose Integration von KI-gestützten Funktionen, die den gesamten Prozess der Dokumentenbearbeitung erheblich erleichtern. Bei der Dokumenterstellung unterstützt Copilot die Nutzer durch intelligente Vorschläge, die auf den Kontext und den Inhalt des Dokuments abgestimmt sind, und bietet Vorlagen sowie Formatierungshilfen an. Für die Dokumentüberprüfung nutzt Copilot fortschrittliche Algorithmen, um Fehler zu identifizieren, stilistische Verbesserungen vorzuschlagen und die Einhaltung von Kanzleirichtlinien sicherzustellen.
Aus Audiodateien Transkripte erstellen
Die Funktion zur Erstellung von Transkripten aus Audiodateien in Microsoft 365 Copilot ermöglicht es den Nutzern, gesprochene Inhalte in schriftliche Form zu bringen. Diese Funktion nutzt fortschrittliche Spracherkennungstechnologien, um Audiodateien präzise und effizient zu transkribieren. Dadurch können Meetings, Interviews, Vorträge und andere Audioaufnahmen in Textdokumente umgewandelt werden, die leicht durchsucht, bearbeitet und geteilt werden können. Dies erleichtert die Nachverfolgung von besprochenen Themen, die Erstellung von Protokollen und die Dokumentation von wichtigen Informationen.
Copilot und Datenschutz
Microsoft 365 Copilot-Anrufe an den LLM werden an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region weitergeleitet, können aber in Zeiten hoher Auslastung auch in andere Regionen geleitet werden, in denen Kapazitäten verfügbar sind. Für Benutzer aus der Europäischen Union (EU) haben wir zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die EU-Datengrenze einzuhalten. Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, während der weltweite Datenverkehr zur LLM-Verarbeitung in die EU und andere Länder oder Regionen geschickt werden kann. (Link https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy#microsoft-365-copilot-and-the-eu-data-boundary). Beachten Sie, dass die Vorstellung der hier gezeigten Möglichkeiten keine Anleitung für die Integration der Anwendungen in Ihre Datenschutz-Umgebung beinhaltet. Betreiben Sie derartige Modelle bzw Software in Ihrer Kanzlei, behalten Sie als Verantwortlicher stets den Überblick über die Art und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und integ-rieren Sie neue Software insb in Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
Fazit
Die Nutzung von Microsoft 365 Copilot in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen bietet zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und die Effizienz steigern. Copilot unterstützt bei der Erstellung und Überprüfung von Dokumenten, indem es intelligente Vorschläge und Formatierungshilfen bietet sowie Fehler und stilistische Verbesserungen identifiziert. Die Funktionen zum Zusammenfassen und Übersetzen von Dokumenten ermöglichen es, komplexe Inhalte schnell zu erfassen und Sprachbarrieren zu überwinden. Darüber hinaus erleichtert die Analyse von Dokumenten und das Strukturieren von Daten die Auswertung und Interpretation von Informationen, was die Entscheidungsfindung unterstützt. Die Transkriptionsfunktion wandelt Audiodateien in durchsuchbare und bearbeitbare Textdokumente um, was die Nachverfolgung von Besprechungen und die Dokumentation von wichtigen Informationen vereinfacht. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung von Copilot in Ihrer Kanzlei.
Wir veranstalten regelmäßig 30 minütige kostenlose Onlineseminare zu den Nutzungsmöglichkeiten von künstlicher Intelligenz in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen. Bei Interesse einfach den QR-Code scannen oder ein Mail an markus.weiss@kanzleiconsult.at. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.
