Wissen Sie, wie neue Klientinnen und Klienten auf Ihre Dienstleistungen aufmerksam werden? Werden für das Versenden von Weihnachtskarten eigene Excellisten geführt? Haben Sie die notwendigen Daten in Ihrem Kanzleiverwaltungssystem gespeichert, um diese für Marketing zu nutzen? Kanzleien stehen vor der Herausforderung, die direkte Kommunikation mit Mandantinnen und Mandanten und solchen die es in Zukunft werden sollen, sowie deren Betreuung intelligent zu steuern.
CRM-Systeme haben ihren Ursprung in der Industrie und in klassischen Dienstleistungsunternehmen. Sie dienen der Dokumentation und dem Management von Kundenbeziehungen. Ziel ist dabei sowohl die Unterstützung bei der Kundenbindung als auch bei der Gewinnung von Neukunden. Dies geht bei einfachen Dingen, wie beispielsweise den jährlichen Weihnachtsgrüßen, los und hört bei spezifischen Newslettern zu bestimmten Rechtsgebieten und Beratungsschwerpunkten auf.
In Großkanzleien werden für das CRM oft eigenen professionelle System verwenden. Diese Systeme sind nur so gut, wie die darin gespeicherten Daten. Wir sehen in der Praxis immer wieder, dass die verwendeten Systeme nicht durchgängig genutzt werden, da im Vorfeld die Anforderungen falsch eingeschätzt und definiert wurden.
In kleinen und mittleren Kanzleien gibt es oftmals den Wunsch diese Daten zu speichern und für Marketing zu nutzen, aber es scheitert an der praktischen Umsetzung. In unseren Beratungen zeigen wir Kanzleien praxiserprobte Lösungen, die funktionieren.
Welche Informationen werden im CRM-System gespeichert
Eine zentrale Kontaktdatenbank ist in den meisten Kanzleien durch das Kanzleiverwaltungssystem vorhanden. Hier werden alle Personen mit Ihren Kontaktdaten, Rollen und weiteren Daten (Anrede, Beruf, Geburtstag, UID, …) erfasst. Zusätzlich sollten unterschiedliche Ansprechpartner und Verbindungen zwischen Kontakten (z.B. Beteiligungen, Geschäftsführer, …) gespeichert werden. In unseren Beratungen sehen wir häufig mehrfach angelegte Klientinnen und Klienten, was zu zahlreichen Folgeproblemen führt.
Welche zusätzlichen Daten Sie zu Kontakten speichern, hängt von Ihren definierten Zielen ab. In folgenden finden Sie ein paar Beispiele aus der Praxis:
Personenbezogen | Wie ist der Klient auf die Kanzlei aufmerksam geworden:
Diese Information wird beim Erstgespräch abgefragt und hilft, um getätigte Marketingaktionen und Akquisetätigkeiten auf Wirksamkeit zu prüfen. Um die Eingabe zu gewährleisten, können wichtige Felder auch als Pflichtfelder definiert werden. Somit muss eine Eingabe erfolgen.
Personenbezogen | Branche Klient:
Bei Marketingmaßnahmen ist ein erster Schritt immer zu überlegen, welche Zielgruppe ich mit der Maßnahme ansprechen möchte. Die Segmentierung der Klienten in unterschiedliche Branchen ist eine Möglichkeit dazu. So können auch für die Branche wichtige Entscheidungen aufbereitet und gezielt ausgesendet werden.
Personenbezogen | Weihnachtsgrüße:
In zahlreichen Kanzleien ist das Erstellen der Weihnachtspost ein immenser Aufwand. Diverse Excellisten werden intern verschickt, kontrolliert und überarbeitet. Diese Informationen sollten direkt beim Klienten gespeichert werden. Aus den gängigen Kanzleiverwaltungssystemen können die Daten selektiert und über Serienbriefdateien für Drittprogramme zugänglich gemacht werden.
Personenbezogen | Geburtstage:
Eine kleine Aufmerksamkeit zum Geburtstag pflegt die Kundenbeziehung und bietet Möglichkeiten, auch ohne aktuelle Causa mit dem Klienten in Kontakt zu treten.
Aktenbezogen | Zubringer:
Neue, über das Kanzleinetzwerk akquirierte Causen werden mit dem jeweiligen Zubringer (Makler, Statiker, Versicherer, …) markiert. Wird eine dieser Causa abgeschlossen, kann man dem Zubringer informieren und sich bedanken. Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft und vielleicht ergibt sich durch diese eine neue Causa.
Aktenbezogen | Rechtsgebiet:
Mit der Zuordnung eines Akts zum jeweiligen Rechtsgebiet können aussagekräftige Reports erstellt werden. Wie entwickelt sich ein neues Rechtgebiet umsatztechnisch? Welche Referenzfälle habe wir in diesem Rechtsgebiet? Damit können strategische Entscheidungen für die Entwicklung der Kanzlei und für das Marketing auf Basis von Kanzleikennzahlen getroffen werden.
Datenerfassung und Wartung
Wenn einmal die Entscheidung für CRM gefasst wurde, geht es an die praktische Umsetzung. Eine der größten Herausforderungen ist es die Daten vollständig zu erfassen und aktuell zu halten. Dazu muss der Prozess der Stammdatenerfassung und Wartung geprüft und adaptiert werden. Wir verwenden dazu in der Praxis Formulare (Web oder PDF), die an die Kanzleiwünsche angepasst werden.
Neue Klienten akquirieren:
Neben der Verbesserung der bestehenden Kundenbeziehnungen ist ein weiterer wichtiger Motivationsfaktor die Gewinnung von neuen Klienten. Auch dafür kann CRM genutzt werden. Definieren Sie Ziele (z.B. 2 neue Klienten aus der Branche Immobilien 2023) und arbeiten Sie an der Umsetzung. Potentielle zukünftige Klientinnen und Klienten werden in der CRM Datenbank angelegt, markiert und stehen als eigene Zielgruppe für Marketingaktivitäten zur Verfügung.
Zufriedene Kunden kommen wieder und empfehlen Ihre Dienstleistungen weiter. CRM ist eine bewusste strategische Entscheidung für die Entwicklung Ihrer Kanzlei. QR-Code scannen und ein Video mit Praxisbeispielen ansehen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung in Ihrer Kanzlei und helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Abläufe. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.