Werden in Ihrer Kanzlei immer noch alle E-Mails ausgedruckt und im Handakt abgelegt? Bietet Ihnen der elektronische Akt eine gute Übersicht? Haben Sie schon vom elektronischen Akt bei Gericht gehört? In meinen Prozessberatungsgesprächen in Anwaltskanzleien ist der strukturierte elektronische Akt immer ein essentieller Punkt, um die Performance in der Kanzleiorganisation zu verbessern und die Verwaltungskosten zu senken. In der Praxis werden E-Mails, Unterlagen, Entwürfe, gerichtliche Eingaben, Beilagen usw. chronologisch ohne Struktur abgelegt. Meist existiert in den physischen Akten eine Unterteilung, die sich aber in der EDV nicht wiederspiegelt. Dies stellt keine Basis darf, um zufriedenstellend mit dem elektronischen Akt arbeiten zu können, da die Übersicht fehlt.
Der strukturierte elektronische Akt bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Alle Unterlagen sind strukturiert an einer zentralen Stelle gespeichert. Man erhält einen schnellen Überblick und kann auch ohne Handakt die Bearbeitung durchführen. Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind ohne Handakt möglich. Somit erhalten Sie eine schnellere und effizientere Aktbearbeitung und können den administrativen Aufwand (Aktensuche, Dokumentensuche, Dokumentenablage, Büromaterial) verringern.
Bevor man die Entscheidung für den strukturierten elektronischen Akt trifft, braucht es gewisse Überlegungen.
· Ideale Struktur für eine gute Übersichtlichkeit
· Unterschiedliche Ordnerstrukturen für unterschiedliche Rechtsgebiete
· Über welche Wege kommen neuen Informationen in den Akt
· Verarbeitungsprozesse für eingehende und ausgehende Informationen (z.B. E-Mails)
· Nutzung einer digitale Postmappe (z.B. Freigabe von Dokumenten)
· Vorgaben für aussagekräftige Bezeichnungen der Aktinhalte
· Hard- und Softwarevoraussetzungen (z.B. mehrere Bildschirme)
Die meisten Informationen für Ihren elektronischen Akt erhalten Sie via E-Mail. Diese Flut an E-Mails bringt viele Kanzleien organisatorisch an ihre Grenzen. Deshalb ist ein gutes E-Mailmanagement entscheidend für
die Qualität des strukturierten elektronischen Aktes. Eingehende E-Mails und deren Anlagen sollten direkt in Outlook verarbeitet und strukturiert mit aussagekräftigen Bezeichnungen gespeichert werden. Aufgaben, die sich aus den E-Mails ergeben, werden gesondert verwaltet. Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als ToDo-Liste.
Ein weiterer wichtiger Punkt für das erfolgreiche Führen eines strukturieren elektronischen Aktes ist ein professionelles Tool für das Bearbeiten und Organisieren von PDF-Dokumenten. Verschiedene PDF`s in ein neues PDF zusammenführen und die Seiten neu anordnen (eingehender Rückverkehr), bestimmte Seiten aus einem bestehenden PDF in ein neues PDF überführen, sensible Informationen schwärzen oder Stempel (Beilagen, Fristen, Freigaben, ...) anbringen sind Funktionen, die in Anwaltskanzleien täglich benötigt werden.
Die digitale Postmappe (To-Do-Liste) ist ein weiterer Vorteil, der sich aus dem strukturierten elektronischen Akt ergibt. Dokumente und andere Aktinhalte können Benutzern als Aufgaben geschickt werden. Die Kontrolle und Freigabe erfolgt am Bildschirm und die Dokumente muss müssen nicht mehr ausgedruckt werden. So können Sie einfach und effizient mit Ihrem Team in Ihrem elektronischen Akt kommunizieren.
Ich schreibe bewusst immer strukturierter elektronischer Akt, da dies ein wesentlicher Unterschied zum elektronischen Akt ist. Viele Kanzleien speichern zwischenzeitlich alle relevanten Informationen im elektronischen Akt chronologisch ab. Sie haben allerdings keine Struktur. Ohne Struktur gibt es keine ausreichende Übersicht und ein digitales Arbeiten ist nicht effizient möglich.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung des strukturierten elektronischen Aktes in Ihrer Kanzlei! Für Fragen stehen wir Ihnen gerne unter 0676 415 21 40 oder unter markus.weiss@lawconsult.cc zur Verfügung.