In diesem anspruchsvollen Projekt unterstützten wir eine führende österreichische Anwaltskanzlei bei der Implementierung des Dokumentenverwaltungssystems iManage, welches eng mit Outlook verzahnt ist und zahlreiche innovative Funktionen für effizientes Dokumentenmanagement bietet.
Zu Projektbeginn führten wir eine detaillierte Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe durch. In enger Zusammenarbeit mit den Teams der Kanzlei wurden diese Abläufe dokumentiert und bewertet. Es zeigte sich rasch die Notwendigkeit einer Schnittstelle zum bestehenden Kanzleiverwaltungssystem, um eine nahtlose Integration und Automatisierung zu gewährleisten. Diese Integration erleichtert vor allem die Assistenzarbeit, indem sie folgende Funktionen unterstützt:
Die automatische Speicherung von Dokumenten, die im Kanzleiverwaltungssystem erstellt werden, direkt in iManage, wodurch manuelles Abspeichern entfällt.
Die direkte Übertragung von für Archivium oder ERV benötigten Dokumenten aus iManage ins Kanzleiverwaltungssystem, ohne die Notwendigkeit, Dokumente herunterzuladen und zwischenzuspeichern.
Die Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten des elektronischen Akts in der Kanzleiverwaltungssoftware, was die Verbindung zwischen dem Aktenmanagement im Kanzleiverwaltungssystem und den Dokumenten in iManage herstellt.
Im funktionalen Designprozess wurden zukünftige Funktionen und Einstellungen für iManage festgelegt, einschließlich der Ordnerstruktur, Zugriffsberechtigungen, mobiler Zugriffsmöglichkeiten, der Einrichtung des Workspaces sowie erforderlicher Metadaten, um die Auffindbarkeit der Akten zu optimieren. Zudem evaluierten wir Drittprogramme für Dokumentenvergleich und PDF-Bearbeitung, die nahtlos mit iManage integriert werden sollten.
Während des Projekts wurden zwei neue, zuvor nicht verfügbare Funktionen in iManage entwickelt und programmiert, um die spezifischen Anforderungen der Kanzlei vollständig zu erfüllen. Die parallele Entwicklung der Schnittstelle zum Kanzleiverwaltungssystem während der Produkteinführung stellte eine besondere Herausforderung dar.
Nach der Festlegung des Go-Live-Datums führten wir umfangreiche Mitarbeiterschulungen durch, welche die aktuellen Arbeitsabläufe und die neue Schnittstelle berücksichtigten. Zusätzlich erstellten wir kurze Videos zu den wichtigsten Abläufen, um die Einarbeitung bestehender und auch neuer Mitarbeiter zu erleichtern.
Wir danken für das entgegengebrachte Vertrauen und sind stolz auf unsere erfolgreiche Arbeit in diesem anspruchsvollen Projekt. Kürzlich haben wir eine Kooperation mit IRIS Nederland abgeschlossen, einem Unternehmen, das zahlreiche österreichische Kanzleien bei der Einführung und dem Betrieb von iManage unterstützt und betreut. Diese Partnerschaft ermöglicht es uns, Sie optimal zu unterstützen, wenn Sie Ihre Workflows ideal mit iManage gestalten möchten.