Einblicke in unsere Arbeit - Wie eine österreichische Großkanzlei ihre Abrechnung zentralisiert und digitalisiert hat

In einer österreichischen Großkanzlei durften wir ein Projekt begleiten, das für viele Kanzleien aktuell hochrelevant ist: die Einrichtung einer zentralen Abrechnungsstelle als Grundlage für mehr Effizienz, bessere Steuerung und höhere Transparenz im gesamten Honorarmanagement.

Ausgangspunkt war eine Situation, die in gewachsenen Kanzleistrukturen häufig anzutreffen ist: Abrechnungen wurden dezentral vorbereitet, Leistungen unterschiedlich erfasst, Korrekturen vielfach außerhalb des Systems vorgenommen und wichtige Informationen mussten zwischen Assistenz, Juristen, Controlling und Buchhaltung mehrfach abgestimmt werden. Gleichzeitig bestand der Wunsch, die Abrechnung planbarer zu machen, die Datenqualität zu erhöhen und den aktuellen Forderungsstand direkt im Kanzleiverwaltungssystem verfügbar zu haben.

Ausgangslage: Viele Beteiligte, zu viele manuelle Zwischenschritte

Vor dem Projekt war die Abrechnung stark von manuellen Abläufen geprägt. Die Kontrolle erfasster Leistungen erfolgte über Ausdrucke, Korrekturen wurden manuell nachgeführt, Rechnungsentwürfe mussten mehrfach abgestimmt werden und Informationen für Controlling und Buchhaltung wurden teilweise doppelt aufbereitet. Auch offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnprozesse waren nicht durchgängig in einem konsistenten Ablauf verbunden.

Unser Projektziel: Central Billing als klarer, verlässlicher Prozess

Im Zentrum des Projekts stand die Etablierung von Central Billing. Künftig sollte nicht mehr „jeder irgendwie abrechnen“, sondern eine zentrale Stelle die Abrechnung steuern, standardisieren und qualitätssichern. Dazu wurden Zuständigkeiten definiert, Vertretungsregeln angedacht, Vorgaben des Managements berücksichtigt und Abhängigkeiten im Ablauf festgelegt – etwa, wann Rechnungsnummern vergeben werden, wer Leistungen ändern darf oder wann eine Mahnung erfolgen darf. Das Ziel war nicht nur organisatorisch, sondern auch systemisch klar:Die Kanzlei sollte in die Lage versetzt werden, Honorarnoten strukturiert, nachvollziehbar und mit deutlich weniger manuellem Aufwand zu erstellen.

1. Verbesserung der Leistungserfassung

Ein zentraler Hebel im Projekt war die Überarbeitung der Leistungserfassung. Gemeinsam wurden Leistungskürzel überarbeitet und ergänzt, damit Tätigkeiten künftig konsistenter erfasst und besser gruppiert werden können. Besonders wichtig war uns dabei nicht nur die Erfassung verrechenbarer juristischer Leistungen, sondern auch die sichtbare Erfassung administrativer Tätigkeiten. Dafür wurden spezielle administrative Leistungskürzel und eigene administrative Akten vorgesehen. So wird Zeit nicht mehr pauschal „irgendwo mitgeschrieben“, sondern sauber bestimmten Bereichen zugeordnet – etwa Marketing, HR, Business Development, Office Management oder IT. Die Kanzlei weiß künftig deutlich besser, wo Zeit tatsächlich hingeht, wie hoch der administrative Aufwand ist und wie sich dieser im Verhältnis zur Gesamtzeit entwickelt.

2. Klare Struktur durch spezielle Akten und Markierungen

Damit Leistungserfassung und Abrechnung wirklich steuerbar werden, reicht es nicht, nur Kürzel zu definieren. Deshalb haben wir auch die Struktur der Akten- und Stammdaten überarbeitet.

Administrative Tätigkeiten sollten in speziell gekennzeichneten ADMIN-Akten erfasst werden, die leicht auffindbar sind und ein eigenes Set an Leistungen verwenden. Zusätzlich wurden Markierungen und freie Felder für abrechnungsrelevante Informationen vorgesehen – etwa Billing Partner, Akquisepartner, Rechtsgebiet, Branche, Abrechnungsperiode oder Konzernzugehörigkeit. Damit wurde eine wesentliche Voraussetzung geschaffen:Abrechnung, Reporting und Controlling können auf einheitlichen, strukturierten Daten aufbauen – statt auf Einzelwissen, Excel-Dateien oder manuellen Listen.

3. Digitalisierung der Kontrolle vor der Abrechnung

Ein weiterer wesentlicher Projektschritt war die Digitalisierung der Prüfung erfasster Leistungen vor Rechnungslegung. In vielen Kanzleien wird an dieser Stelle noch mit Papier gearbeitet: Leistungsverzeichnisse werden ausgedruckt, händisch korrigiert und anschließend von Assistenz oder Abrechnung wieder im System nachgeführt. Genau diesen Medienbruch haben wir durch einen digitalen Prüfprozess ersetzt. Die Prüfung ist schneller, nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig. Außerdem entfällt der Aufwand, Ausdrucke zu erstellen, händische Änderungen zu übertragen und den Freigabestand mühsam nachzuhalten.

4. Standardisierte Billing-Prozesse statt Einzelfallbearbeitung

Ein großes Thema im Projekt war die Frage, wie Abrechnung nicht nur korrekt, sondern auch skalierbar wird. Dafür wurden Prozesse definiert, mit denen ausgewählte Akten – etwa solche mit monatlicher Abrechnungsperiode – in einem standardisierten Ablauf bearbeitet werden können. Dadurch wird aus einer Vielzahl einzelner, personengebundener Arbeitsschritte ein reproduzierbarer Prozess. Das ist besonders in größeren Kanzleien entscheidend, weil dort Abrechnung nicht vom Zufall, von Erinnerung oder von individuellen Gewohnheiten abhängen darf.

5. Schnittstelle zu BMD: Buchhaltung und Kanzleisoftware zusammendenken

Ein besonders wichtiger Baustein war die Integration einer Schnittstelle zu BMD. Ziel war, dass gelegte Honorarnoten automatisch als Forderungen verbucht werden und umgekehrt in BMD erfasste Zahlungseingänge automatisiert im Kanzleiverwaltungssystem ankommen. Für die Kanzlei bedeutet das einen echten Qualitätssprung, denn sobald Buchhaltung und Kanzleiverwaltungssystem sauber zusammenspielen, sind offene Posten, Zahlungseingänge und Forderungsstände nicht mehr auf mehrere Systeme und händische Rückmeldungen verteilt. Die Beteiligten arbeiten mit demselben Informationsstand.

Die Herausforderungen im Projekt – und wie wir sie gelöst haben

Natürlich war ein Projekt dieser Größenordnung nicht nur eine technische Umsetzung, sondern vor allem ein Veränderungsprojekt.

Herausforderung 1: Gewachsene Strukturen und Altlasten

In bestehenden Kanzleisystemen gibt es fast immer historisch gewachsene Akten, uneinheitliche Stammdaten und unterschiedliche Nutzungsgewohnheiten. Auch im vorliegenden Projekt waren Altakten, uneinheitliche Abrechnungsarten und fehlerhafte Stammdaten ein Thema.

Unsere Lösung: Wir haben nicht nur Soll-Prozesse definiert, sondern auch Bereinigungslogiken, Kennzeichnungen und Prioritäten für die Umstellung entwickelt.

Herausforderung 2: Fehlende Transparenz über administrative Zeiten

Viele Kanzleien wissen, dass administrative Aufwände hoch sind – aber nicht, wie hoch genau und in welchen Bereichen sie entstehen.

Unsere Lösung: Einführung administrativer Akten und Leistungskürzel mit klarer Struktur, damit die Kanzlei endlich belastbare Daten für Steuerungsentscheidungen erhält.

Herausforderung 3: Medienbrüche im Prüf- und Freigabeprozess

Papierausdrucke, Word-Korrekturen und manuelle Nachpflege kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko.

Unsere Lösung: Digitalisierung der Leistungskontrolle mit definierten Freigabeschritten, dokumentierten Rückmeldungen und klarer Rollenverteilung.

Herausforderung 4: Fehlende Systemdurchgängigkeit zwischen Abrechnung und Buchhaltung

Wenn Rechnungen und Zahlungen in unterschiedlichen Systemen geführt werden, fehlt oft die tagesaktuelle Sicht im Kanzleiverwaltungssystem.

Unsere Lösung: Integration der BMD-Schnittstelle, damit Forderungen und Zahlungseingänge automatisiert übernommen werden.

Herausforderung 5: Akzeptanz und Rollenwechsel

Central Billing bedeutet immer auch Veränderung: Zuständigkeiten verschieben sich, Partner, Assistenz, Controlling und Buchhaltung müssen neu zusammenspielen.

Unsere Lösung: Wir begleiten solche Projekte nicht nur technisch, sondern vor allem organisatorisch – mit klaren Zuständigkeiten, Schulung, Prozessbeschreibung und praxistauglichen Regeln.

Was dieser Case über unsere Leistungen zeigt

Dieses Projekt zeigt sehr gut, worin unsere Arbeit besteht:

Wir analysieren nicht nur einzelne Softwarefunktionen. Wir gestalten leistungsfähige Kanzleiprozesse, die Organisation, Software, Reporting und Verantwortlichkeiten sinnvoll miteinander verbinden.

Unsere Leistungen in solchen Projekten umfassen insbesondere:

• Analyse bestehender Abläufe und Identifikation von Engpässen

• Konzeption neuer Soll-Prozesse für Abrechnung, Leistungserfassung und Controlling

• Strukturierung von Akten, Stammdaten, Freifeldern und Auswertungen

• Einführung standardisierter Billing- und Freigabeprozesse

• Digitalisierung manueller Prüfschritte

• Koordination von Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware und Buchhaltung

• Begleitung der Umsetzung mit Dokumentation, Schulung und Change-Begleitung

Fazit

Die Einführung einer zentralen Abrechnungsstelle ist weit mehr als eine organisatorische Änderung. Richtig umgesetzt, wird sie zum Hebel für höhere Datenqualität, effizientere Abläufe, bessere Steuerbarkeit und mehr Transparenz in der Kanzlei. In diesem Projekt haben wir gemeinsam mit der Kanzlei die Grundlage dafür geschaffen, dass Abrechnung nicht länger ein fragmentierter Einzelprozess ist, sondern ein verlässlicher, digital unterstützter Kernprozess mit klaren Verantwortlichkeiten. Genau darin liegt für viele Kanzleien der nächste Entwicklungsschritt: Nicht mehr nur mehr arbeiten – sondern besser organisiert abrechnen, steuern und entscheiden.

Wir bedanken uns für das Vertrauen und die gute Zusammenarbeit.