Das Forderungsmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben einer Anwaltskanzlei. In vielen Kanzleien spielen diese Akten keine besonders große Rolle und sie laufen nebenher mit. In Kanzleien, welche sich auf dieses Rechtsgebiet spezialisiert haben, gibt es zahlreiche Anforderungen, um diese Akten effizient und digital abzuwickeln. Wir möchten Ihnen im folgenden Artikel einen Einblick in unsere Arbeit geben und mit ein paar Beispielen zeigen, wie Abläufe in diesem Bereich gut organisiert werden können.
Automatisierte Fallanlage
Wie wird ein neuer Forderungsbetreibungsakt in der Software angelegt? Gerade in der Massenbetreibung ist die automatische Aktanlage ein wesentlicher Vorteil gegenüber der manuellen Aktanlage. So werden in der Praxis hunderte Akten in wenigen Minuten ohne Medienbruch angelegt und alle notwendigen Informationen und Dokumente sind im Akt hinterlegt. Doch wie kommt man dazu. Es braucht ein gewissen Volumen an Fällen, damit sich die Vorarbeiten und Investitionen lohnen. Meist liefern Klienten Excellisten aus deren Buchhaltungssystemen, wo alle relevanten Daten zum Schuldner und den offenen Forderungen angeführt sind. Diese Listen werden durch Programme in für Kanzleiverwaltungsprogramme lesbare Formate gebracht. Weiter müssen vorab der Aktlauf definiert und Markierungen für spätere Auswertungen festgelegt werden. Aktimporte können im laufenden Betrieb durchgeführt werden. Neben dem Akt mit den beteiligten Personen, werden auch Forderungen und die ersten außergerichtlichen oder gerichtlichen Schritte im Akt vorbereitet. Nach dem Import werden die vorbereiteten Aktionen (Mahnschreiben, Mahnklage, Exekution, …) via Stapelverarbeitung ausgeführt und via Post oder ERV verschickt.
Digitale Aktführung
Die laufende Aktführung bei Kurrentien wird aktuell schon von zahlreichen Kanzleien rein digital organisiert. Die digitale, papierlose Aktenführung bietet erhebliche Vorteile, darunter eine gesteigerte Effizienz durch schnellen Zugriff auf Dokumente, Einsparung von Kosten und Platz durch den Verzicht auf physische Akten sowie eine verbesserte Sicherheit und Nachverfolgbarkeit dank Verschlüsselung und Zugriffssteuerung. Zudem ermöglicht sie ortsunabhängiges Arbeiten, fördert eine nachhaltige, umweltfreundliche Arbeitsweise und erleichtert die Automatisierung von Routineaufgaben. Die optimierte Zusammenarbeit und die Integration in andere Softwarelösungen tragen dazu bei, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und die Reaktionszeit gegenüber Mandanten zu verkürzen. Der digitale elektronische Akt benötigt eine sinnvolle Dokumentenstruktur und die technische Möglichkeit auch bei Gericht ohne Internet auf die Informationen zugreifen zu können.
Zahlungsimport
Bei hunderten Zahlungseingängen pro Tag ist es wichtig, dass diese Daten nicht händisch in die Kanzleiverwaltungssoftware eingegeben werden müssen. Zahlungsimportprogramme können digitale Umsatzlisten Ihrer Bank verarbeiten, den richtigen Akt finden und alle Informationen zur Zahlung erfassen. Dies spart Zeit und reduziert Tippfehler auf null. Mit dem Zahlungseingang und der getätigten Widmung definieren Sie den weiteren Verlauf des Eingangs. Der Teil der auf Kapital bzw. Zinsen gewidmet wurde, geht in die Fremdgeldverwaltung und wartet dort bis zu Weiterüberweisung an den Klienten und der Teil der auf Kosten gewidmet wurde, wird erlöswirksam verbucht. Mit dem Zahlungseingang im Akt werden auch die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung vorbereitet.
Wirtschaftlichkeit
Professionelles Forderungsmanagement bedeutet auch die Wirtschaftlichkeit dieser Akten regelmäßig zu prüfen. In einer unserer Beratungen wurde ein Mandat nach der wirtschaftlichen Prüfung beendet. Meist erfolgt in diesen Akten keine Zeiterfassung, womit ein wichtiger Faktor für die wirtschaftliche Prüfung wegfällt. Wir empfehlen unseren Kunden die Zeiten bei den div. Leistungsschritte vorzudefinieren und diese automatisch erfassen zu lassen. Oft gibt es spezialisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nur für diese Art von Akten zuständig sind und damit können die anfallenden Kosten ermittelt werden. Wenn Zahlungen erfasst werden, dann speichern die Kanzleiverwaltungsprogramm im Hintergrund zahlreiche Informationen ab, die über statistische Auswertungen aufbereitet werden können. Damit bekommen Sie einen Überblick über die Einbringlichkeitsquote und die Zahlungen auf Verdienst, welche mit den anfallenden Kosten in Relation gestellt werden können.
Fazit
Ein gut organisiertes, digitales Forderungsmanagement in der Anwaltskanzlei ist entscheidend für eine schnelle, effiziente und rechtssichere Durchsetzung von Forderungen. Der Anwalt muss dabei nicht nur juristische Expertise einbringen, sondern auch in der Lage sein, Fristen und Abläufe effizient zu verwalten. Durch den Einsatz moderner, papierloser Systeme können Anwaltskanzleien ihre Arbeit nicht nur transparenter und effizienter gestalten, sondern auch den Mandantenservice erheblich verbessern und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen. Die Digitalisierung ist somit ein wesentlicher Erfolgsfaktor im modernen Forderungsmanagement.