Künstliche Intelligenz in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen - Copilot in MS Teams

Die Digitalisierung und der steigende Wettbewerbsdruck setzen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen zunehmend unter Zugzwang. Der Anspruch der Mandanten an Schnelligkeit und Präzision steigt, während die Kostenkontrolle und Effizienz gleichzeitig wichtiger denn je sind. Viele Kanzleien stehen vor der Herausforderung, wie sie mit begrenzten Ressourcen und wachsenden Erwartungen Schritt halten können. Dabei bietet die künstliche Intelligenz (KI) einen vielversprechenden Ansatz, um genau diese Herausforderungen zu bewältigen.

Aktuell beraten wir zahlreiche Kanzleien zu den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz und der Einführung in den Kanzleialltag. In dieser Artikelserie (4 von 5) möchten wir Ihnen Schritt für Schritt aufzeigen, wie Microsoft Copilot – ein KI-basiertes Tool – speziell in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen eingesetzt werden kann, um Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Ziel ist es, Ihnen einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten und die technischen Voraussetzungen zu geben, sowie praxisnahe Tipps und Beispiele aus dem Kanzleialltag zu präsentieren.

Der Microsoft Copilot ist in Office 365 integriert und bietet seinen Funktionen direkt in den Applikationen an, in denen Sie täglich arbeiten. Im folgenden gehen wir auf die Vorteile der Integration in Microsoft Teams ein. Diese Integration spart uns selbst in der täglichen Arbeit enorm viel Zeit und hat die Qualität der Dokumentation stark verbessert.

Copilot in Teams:

In Microsoft Teams agiert der Copilot als intelligenter Begleiter in Besprechungen, Chats und bei der Dokumentenzusammenarbeit. Die Kombination aus künstlicher Intelligenz und den Unternehmensdaten im Microsoft 365 ermöglicht es, Informationen kontextgenau und effizient zu verarbeiten – eine Grundvoraussetzung für den Einsatz in Anwaltskanzleien.

Copilot für Transkription, Zusammenfassung & Aufgabenlisten nutzen

In Kanzleien sind Meetings häufig arbeitsintensiv und inhaltlich dicht: Mandantenbesprechungen, interne Fallkonferenzen, Teamsitzungen zur Fristenkontrolle oder zur Organisation von Schriftsätzen. In der Regel muss jemand mitschreiben – oft unter Zeitdruck oder auf Kosten der inhaltlichen Beteiligung.  Die Integration des Copiloten in Teams bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit, laufenden Meetings vollständig in Echtzeit zu transkribieren. Das Transkript wird gruppiert nach Teilnehmern erstellt, damit jeder Redebeitrag dem Sprecher zugeordnet werden kann. Damit ist keine manuelle Mitschrift mehr nötig und man kann sich voll und ganz auf die Besprechung konzentrieren. Missverständnisse oder Gedächtnislücken werden vermieden und die Rückverfolgbarkeit von Aussagen ist möglich.  Besprechungen in Fremdsprachen können ebenfalls transkribiert werden, und man kann nicht ganz verstandene Aussagen im Nachgang prüfen.

Gerade bei längeren Besprechungen stellt sich die Frage: Was war eigentlich das Ergebnis? Welche Punkte wurden beschlossen? Welche Fragen sind offengeblieben? Copilot analysiert die Transkription automatisch und generiert eine strukturierte Zusammenfassung, welche die wichtigsten Themenblöcke, Diskussionsergebnisse und Entscheidungen enthält. Alle Teilnehmenden erhalten eine einheitliche, nachvollziehbare Zusammenfassung der Besprechung. Neue Mitarbeitende oder Vertretungen können sich schnell einlesen und erhalten einen kompakten Überblick über die wesentlichen Punkte und Sie haben eine durchgehende Dokumentation in Ihrem Kanzleiverwaltungssystem.

Besonders zeitsparend ist die Fähigkeit von Copilot, aus der Besprechung heraus automatisch konkrete Aufgaben zu extrahieren – mit Verantwortlichkeit, Fälligkeit und Kontext. Damit gibt es klare und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und die Möglichkeit Aufgaben automatisch in weiteren Microsoft Applikationen (z. B. über Planner oder Outlook) überzuleiten bzw. zu speichern. Damit gehen  Aufgaben nicht verloren – auch bei mehreren Beteiligten oder bei Abwesenheiten. Copilot erkennt Aussagen und die Personen, welche diese getätigt haben:

• „Ich kümmere mich um die Rückfrage beim Gericht“

• „Bitte tragt das in die Fristenliste ein“

• „Das sollte bis spätestens Dienstag erledigt sein“

 Diese Aussagen werden zu klaren Aufgaben umgewandelt, einem Sachbearbeiter zugeordnet und mit eine besprochenen Fälligkeit kalendiert, wie die folgende Abbildung zeigt.

Copilot und Datenschutz

Microsoft 365 Copilot-Anrufe an den LLM werden an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region weitergeleitet, können aber in Zeiten hoher Auslastung auch in andere Regionen geleitet werden, in denen Kapazitäten verfügbar sind. Für Benutzer aus der Europäischen Union (EU) haben wir zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die EU-Datengrenze einzuhalten. Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, während der weltweite Datenverkehr zur LLM-Verarbeitung in die EU und andere Länder oder Regionen geschickt werden kann. (Link https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy#microsoft-365-copilot-and-the-eu-data-boundary).

Fazit

Microsoft Copilot bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell in Anwaltskanzleien den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. Dennoch bleibt es unerlässlich, die von Copilot erstellten Inhalte stets zu prüfen. Die Implementierung von Copilot erfordert keine tiefgehenden technischen Kenntnisse, sodass auch kleinere Kanzleien schnell von den Vorteilen profitieren können. Wer den digitalen Wandel aktiv gestalten möchte, sollte sich mit den Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Copilot vertraut machen und die Potenziale für die eigene Kanzlei nutzen.