Einblicke in unsere Arbeit - Ein KI-Tool für Insolvenzverwalter
Großinsolvenzen stellen Insolvenzkanzleien organisatorisch vor erhebliche Herausforderungen. Wenn mehrere Hundert Forderungsanmeldungen eingehen, müssen zahlreiche Dokumente gesichtet, relevante Informationen erfasst, Daten kontrolliert und anschließend in den weiteren Bearbeitungsprozess überführt werden.
Bei einem Verfahren mit mehr als 4.000 Forderungsanmeldungen wurde deshalb ein digitales Tool entwickelt, das den gesamten Prozess von der eingehenden Forderungsanmeldung bis zur Übernahme der geprüften Daten in das Kanzleiverwaltungssystem unterstützt.
Im Mittelpunkt steht dabei nicht die einzelne technische Funktion, sondern ein durchgängiger digitaler Arbeitsablauf. Die Software übernimmt die Erfassung und Aufbereitung der Informationen, während die Mitarbeiter der Kanzlei die fachliche Kontrolle und Bearbeitung durchführen.
Von der Forderungsanmeldung zur strukturierten Information
Forderungsanmeldungen gehen bei der Kanzlei üblicherweise zusammen mit weiteren Unterlagen und Nachweisen über den ERV Rückverkehr ein. Das Tool liest die eingereichten Dokumente aus und überführt die relevanten Informationen in eine strukturierte Darstellung.
Erfasst werden beispielsweise:
• Gläubiger
• Gläubigervertreter
• angemeldeter Forderungsbetrag
• Forderungsgrund
• bedingte oder unbedingte Forderung
• weitere Angaben aus der Forderungsanmeldung
Die einzelnen Informationen stehen anschließend als strukturierte Datensätze für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Originalunterlagen und ausgelesene Daten direkt gegenübergestellt
Ein wesentlicher Vorteil des Systems besteht darin, dass die Sachbearbeitung die eingereichten Unterlagen und die daraus erfassten Informationen gleichzeitig betrachten kann.
Auf einer Seite befindet sich die ursprüngliche Forderungsanmeldung einschließlich der weiteren eingereichten Dokumente. Auf der anderen Seite werden die ausgelesenen Daten übersichtlich dargestellt. Dadurch kann der Mitarbeiter die Informationen unmittelbar kontrollieren.
Beispielsweise lässt sich auf einen Blick feststellen:
• Ist der richtige Gläubiger erfasst?
• Wurde der Vertreter korrekt übernommen?
• Stimmt der Forderungsbetrag mit der Anmeldung überein?
• Wurde die Forderung richtig als bedingt oder unbedingt eingeordnet?
• Sind die weiteren relevanten Angaben vollständig?
Die Kontrolle erfolgt damit direkt am Originaldokument. Die Mitarbeiter müssen Informationen nicht mehr mühsam zwischen verschiedenen Dokumenten oder Anwendungen übertragen.
Die fachliche Prüfung bleibt bei der Kanzlei
Die Software unterstützt die Mitarbeiter bei der Bearbeitung, ersetzt aber nicht deren fachliche Prüfung. Die ausgelesenen Daten werden zunächst kontrolliert. Sind die Informationen korrekt, kann der Datensatz bestätigt werden. Werden Abweichungen festgestellt, können die Angaben direkt im System korrigiert beziehungsweise ergänzt werden.
Damit entsteht ein klarer und nachvollziehbarer Bearbeitungsschritt:
1. Dokumente eingehend
2. Daten strukturiert erfassen
3. Daten kontrollieren
4. gegebenenfalls korrigieren
5. Datensatz bestätigen
Erst wenn die Informationen geprüft und bestätigt wurden, werden sie als verlässliche Daten für die weiteren Prozessschritte verwendet.
Digitale Einbindung des Schuldners
Nach der internen Prüfung kann der Prozess digital mit dem Schuldner fortgesetzt werden. Die Kanzlei kann für alle bzw. ausgewählte Forderungsanmeldungen einen individuellen Link erzeugen und diesen dem Schuldner zur Verfügung stellen.
Der Schuldner erhält dadurch Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen. Er kann sowohl die ausgelesenen Forderungsdaten als auch die eingereichte Forderungsanmeldung und die dazugehörigen Unterlagen einsehen. Damit muss der Schuldner nicht mit unterschiedlichen Dokumenten und Kommunikationswegen arbeiten. Die relevanten Informationen werden in einer gemeinsamen digitalen Oberfläche bereitgestellt.
Bestreitungen direkt im digitalen Prozess erfassen
Besonders interessant ist die Möglichkeit, Informationen zur Prüfung und Bestreitung direkt über das Tool zu erfassen. Der Schuldner kann die dargestellten Informationen prüfen und seine Angaben beziehungsweise Informationen zu einer Bestreitung digital hinterlegen.
Die Rückmeldung wird anschließend unmittelbar mit dem entsprechenden Forderungsdatensatz verbunden. Damit entfällt ein weiterer manueller Übertragungsschritt. Die Kanzlei muss beispielsweise nicht mehr eine Rückmeldung aus einer E-Mail lesen und die entsprechenden Informationen anschließend manuell in einer separaten Anwendung erfassen.
Sobald die Prüfung durch den Schuldner abgeschlossen wurde, wird die Kanzlei darüber informiert. Der Bearbeitungsstatus des jeweiligen Vorgangs ist damit jederzeit nachvollziehbar.
Ein Dashboard für den gesamten Verfahrensüberblick
Neben der Bearbeitung einzelner Forderungsanmeldungen bietet das Tool eine zentrale Übersicht über das gesamte Verfahren. Das Dashboard zeigt auf einen Blick, wie sich die angemeldeten Forderungen auf die verschiedenen Bearbeitungsstände verteilen.
Beispielsweise kann dargestellt werden:
• welche Forderungssummen insgesamt angemeldet wurden,
• welche Forderungen anerkannt wurden,
• Absonderungsansprüche,
• bei welchen Datensätzen eine weitere Prüfung erforderlich ist,
Damit erhält die Kanzlei nicht nur eine digitale Akte für die einzelne Forderung, sondern gleichzeitig einen Managementüberblick über das gesamte Verfahren.
Gerade bei mehreren Hundert Forderungsanmeldungen ist diese Übersicht von erheblicher Bedeutung. Offene Vorgänge lassen sich schneller erkennen und die weitere Bearbeitung gezielt steuern.
Weniger Medienbrüche, weniger manuelle Übertragungen
Ein wesentlicher Grundgedanke des Systems ist die Vermeidung unnötiger Medienbrüche. In einem klassischen Prozess können Informationen mehrfach zwischen Dokumenten, E-Mails, Excel-Listen und Kanzleisoftware übertragen werden. Jede zusätzliche Übertragung bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand und gleichzeitig ein potenzielles Fehlerrisiko.
Das entwickelte Verfahren verbindet die einzelnen Prozessschritte dagegen miteinander. Die Forderungsanmeldung wird eingelesen, die relevanten Daten werden strukturiert dargestellt, anschließend durch die Kanzlei geprüft und bei Bedarf durch den Schuldner ergänzt beziehungsweise kommentiert. Die Informationen bleiben dabei während des gesamten Prozesses mit der ursprünglichen Forderungsanmeldung verbunden.
Der abschließende Schritt: Import in das Kanzleiverwaltungssystem
Nach Abschluss der Prüfung stehen die Forderungsdaten strukturiert und geprüft im Tool zur Verfügung. Der letzte Schritt besteht darin, diese Daten in das Kanzleiverwaltungssystem zu übernehmen. Dazu werden die geprüften Datensätze in einer für das Zielsystem geeigneten strukturierten Form bereitgestellt. Die zuvor kontrollierten Informationen können dadurch in das Kanzleiverwaltungssystem importiert werden, anstatt dort erneut manuell erfasst werden zu müssen.
Damit endet der digitale Prozess nicht bei der Bearbeitung im neuen Tool. Die dort geprüften Informationen werden vielmehr in die bestehende Kanzleiorganisation zurückgeführt und stehen anschließend im zentralen Kanzleiverwaltungssystem für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Der Prozess lässt sich damit vereinfacht wie folgt darstellen:
1. Forderungsanmeldung
2. digitale Erfassung
3. Prüfung durch die Kanzlei
4. digitale Prüfung durch den Schuldner
5. Abschluss der Prüfung
6. geprüfte Daten
7. Import in das Kanzleiverwaltungssystem
Damit entsteht eine durchgängige Prozesskette, bei der die einmal erfassten Informationen möglichst ohne erneute manuelle Dateneingabe weiterverwendet werden können. Das entwickelte Tool zeigt, wie sich die Bearbeitung großer Mengen von Forderungsanmeldungen neu organisieren lässt. Der entscheidende Vorteil liegt weniger in einer einzelnen technischen Funktion als in der Verbindung der einzelnen Arbeitsschritte zu einem durchgängigen digitalen Prozess.
