Wir möchten Ihnen einen Einblick in unsere tägliche Arbeit geben. In diesem Projekt aus unserem Leistungsspektrum Projektbegleitung Softwareeinführung begleiten wir eine Anwaltskanzlei bei der Einführung der Kanzleiverwaltungssoftware ADVOKAT. Zuvor gab es verschiedene Softwarelösungen für die Leistungserfassung, das Aufgabenmanagement und den ERV, welche nicht miteinander verknüpft waren. Es gab keinen elektronischen Akt und die Ablage von Dokumenten und E-Mails erfolgte je nach Mitarbeiter unterschiedlich.
Vor der Einführung von ADVOKAT wurden die aktuellen Abläufe gemeinsam mit der Kanzlei geprüft und verschriftlicht. So bekamen wir einen umfassenden Einblick in die Anforderungen der jeweiligen Mitarbeiter. Wie in vielen anderen Kanzleien gibt es bei unserem Kunden mehrere Generationen mit unterschiedlichen Zugang zur EDV und Bereitschaft zu deren Nutzung. Diesen Aspekt richtig einzuschätzen und zu berücksichtigen ist oft ein wesentlicher Faktor für das Gelingen.
Nachdem die aktuellen Kanzleiabläufe aus den Bereichen Aktenverwaltung, Dokumentenverwaltung, Security, Leistungserfassung und Honorarabrechnung verschriftlicht waren, wurden diese mit den Möglichkeiten der neuen Software abgestimmt. In weiterer Folge wurde auch ein Kanzleihandbuch mit den wichtigsten Prozessen erstellt. Dieses Handout zeigt Mitarbeitern, wie Daten erfasst werden müssen, damit der Akt effizient geführt und Abrechnungen einfach erstellt werden können. Beispielsweise hat diese Kanzlei sehr viele Causen mit monatlicher Abrechnung nach Stundensatz. Diese Akten wurden mit der entsprechenden Abrechnungsperiode und Abrechnungsart markiert und können somit monatlich in einem Arbeitsablauf abgerechnet werden.
Auf Basis des Kanzleihandbuchs wurden die Einschulungen durchgeführt. Die Einführung von ADVOKAT war erfolgreich und man beginnt jetzt weitere Funktionen in die Software zu verlagern. Die elektronische Fristenverwaltung soll das physische Fristenbuch demnächst ersetzen.
Wir bedanken uns für das Vertrauen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.