Künstliche Intelligenz in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen. 3 Anwendungbeispiele für Microsoft Copilot.

Die Digitalisierung und der steigende Wettbewerbsdruck setzen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen zunehmend unter Zugzwang. Der Anspruch der Mandanten an Schnelligkeit und Präzision steigt, während die Kostenkontrolle und Effizienz gleichzeitig wichtiger denn je sind. Viele Kanzleien stehen vor der Herausforderung, wie sie mit begrenzten Ressourcen und wachsenden Erwartungen Schritt halten können. Dabei bietet die künstliche Intelligenz (KI) einen vielversprechenden Ansatz, um genau diese Herausforderungen zu bewältigen.

Aktuell beraten wir zahlreiche Kanzleien zu den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz und der Einführung in den Kanzleialltag. In dieser Artikelserie (2 von 5) möchten wir Ihnen Schritt für Schritt aufzeigen, wie Microsoft Copilot – ein KI-basiertes Tool – speziell in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen eingesetzt werden kann, um Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Ziel ist es, Ihnen einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten und die technischen Voraussetzungen zu geben, sowie praxisnahe Tipps und Beispiele aus dem Kanzleialltag zu präsentieren. Zu jedem Artikel erstellen wir ein kurzes Präsentationsvideo, welches praktische Anwendungen aus dem Alltag zeigt.

Der Microsoft Copilot bietet eine ähnliche Oberfläche wie ChatGPT und ist z.B. in die Teamsapplikation integriert. Sie können mit der KI sprechen und auch Dokumente uploaden, welche analysiert werden sollen, bzw. auf diese verweisen, wenn sie in SharePoint gespeichert sind. Die Integration in die bekannte Microsoft 365-Umgebung (Word, Excel, Outlook,  PowerPoint, Onedrive, …) bietet zahlreiche Synergien. Im folgenden werden wir Ihnen konkrete Anwendungsbeispiele aus der anwaltlichen Praxis beschreiben.

Anwendungsbeispiel 1: Erstellung Dataroom | Analyse der hochgeladenen Dokumente | Übersetzung

Im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung einer geplanten Unternehmensübernahme standen umfangreiche Unternehmensdokumente in einer Fremdsprache zur Verfügung. Diese wurden von den Mitarbeitenden der Zielgesellschaft gemäß vorgegebenen Kriterien bereitgestellt. Um eine strukturierte und effiziente Analyse zu gewährleisten, wurde ein virtueller Datenraum in Microsoft OneDrive mit einer klar definierten Ordnerstruktur eingerichtet. Sämtliche relevanten Unterlagen wurden dort systematisch abgelegt. Durch den gezielten Einsatz von MS Copilot konnten die Dokumente automatisiert analysiert, übersetzt und inhaltlich kategorisiert werden. Zudem erfolgte eine Markierung nach Relevanzkriterien, um wesentliche Informationen frühzeitig zu identifizieren. Die deutsche Zusammenfassung jedes Dokuments diente als Grundlage für die inhaltliche Kategorisierung und weiterführende Prüfungen. Darüber hinaus bestand für das Prüfungsteam die Möglichkeit, spezifische Fragen direkt in der bevorzugten Sprache zu formulieren. Dies optimierte den Analyseprozess erheblich und ermöglichte eine effiziente Informationsaufbereitung. Die frühzeitige Identifikation wesentlicher Sachverhalte sowie deren Markierung für vertiefende Prüfungen schuf eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die weiteren Verhandlungen. Der Einsatz von MS Copilot führte somit zu einer signifikanten Zeitersparnis, einer höheren Effizienz in der Due-Diligence-Prüfung und einer verbesserten Transparenz hinsichtlich der relevanten Unternehmensinformationen.

Anwendungsbeispiel 2: Unterlagen auslesen | ausgewählte Daten strukturiert anzeigen

Im Zuge eines Konkursverfahrens wurden verschiedene Immobilien innerhalb einer Liegenschaft zum Verkauf angeboten. Für jede einzelne Einheit lag ein gesondertes Verwertungsgutachten vor. Um eine fundierte Vergleichsgrundlage für die angebotenen Immobilien zu schaffen, sollte eine strukturierte Übersichtstabelle erstellt und mit den wesentlichen Kennzahlen aus den Gutachten befüllt werden. Die Verwertungsgutachten, welche über die Ediktsdatei verfügbar waren, wurden zunächst in Microsoft OneDrive gespeichert. Anschließend erfolgte die automatisierte Analyse und strukturierte Datenauswertung durch MS Copilot, basierend auf dem folgenden Abfragebefehl (Prompt):

„Erstelle eine Tabelle mit den folgenden Spalten: Stockwerk der Wohnung, Bezeichnung der Wohnung, Wohnungsgröße, Name des Mieters, Alter des Mieters, Geschlecht des Mieters, Art des Mietvertrags (befristet/unbefristet), Kaufpreis der Wohnung, Zustand der Wohnung. Analysiere die Verwertungsgutachten und trage die entsprechenden Werte in die Tabelle ein. Jedes Gutachten soll als eigene Zeile dargestellt werden, um eine vergleichende Betrachtung zu ermöglichen.“

Als Resultat wurde eine automatisiert erstellte Tabelle generiert, die alle relevanten Informationen aus den Verwertungsgutachten in einer standardisierten Form zusammenfasst. Dies erleichtert die direkte Vergleichbarkeit der Immobilien und ermöglicht eine effiziente Entscheidungsfindung hinsichtlich potenzieller Verwertungsstrategien. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über MS Copilot gezielt weitere Fragen zu spezifischen Inhalten der Gutachten zu stellen, um etwaige Unklarheiten zu klären oder vertiefende Analysen durchzuführen. Durch den Einsatz von MS Copilot konnte der Prüfungs- und Entscheidungsprozess erheblich beschleunigt, die Transparenz erhöht und eine strukturierte Grundlage für die weitere Bewertung und Verwertung der Immobilien geschaffen werden.

Anwendungsbeispiel 3: Besprechung via Teams | automatisches Transkript | Zusammenfassung der Besprechung mit To-Do Liste

Der MS Copilot in Microsoft Teams ermöglicht die optionale Aufzeichnung und automatische Transkription von Besprechungen. Bereits zu Beginn des Meetings wird die gesprochene Sprache abgefragt – eine besonders nützliche Funktion, wenn das Gespräch in einer Fremdsprache geführt wird. Dank der KI-gestützten Transkription können sich die Teilnehmer uneingeschränkt auf den inhaltlichen Austausch konzentrieren, ohne parallel Notizen anfertigen zu müssen. Das erzeugte Transkript wird automatisch nach Sprechern gruppiert, sodass eine klare und nachvollziehbare Dokumentation entsteht. Nach Abschluss der Besprechung bereitet MS Copilot die wesentlichen Inhalte in einer strukturierten Zusammenfassung auf. Diese steht unmittelbar in Microsoft Teams zur Verfügung und bietet eine übersichtliche Darstellung der Kernpunkte. Ein besonderer Mehrwert liegt in der automatischen Identifikation und Zuweisung von Folgeaufgaben:

• Wichtige To-Dos werden in der Zusammenfassung den jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet.

• Die Aufgaben werden strukturiert gruppiert, sodass klare nächste Schritte definiert sind.

• Das vollständige Transkript kann in den elektronischen Akt übernommen und bei Bedarf für spätere Analysen erneut durch den Copiloten ausgewertet werden.

Durch diese intelligente Automatisierung wird die Nachbereitung von Meetings erheblich vereinfacht, Entscheidungsprozesse werden beschleunigt, und die Effizienz der Zusammenarbeit steigt signifikant.

Copilot und Datenschutz

Microsoft 365 Copilot-Anrufe an den LLM werden an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region weitergeleitet, können aber in Zeiten hoher Auslastung auch in andere Regionen geleitet werden, in denen Kapazitäten verfügbar sind. Für Benutzer aus der Europäischen Union (EU) haben wir zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die EU-Datengrenze einzuhalten. Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, während der weltweite Datenverkehr zur LLM-Verarbeitung in die EU und andere Länder oder Regionen geschickt werden kann.

Fazit

Die Nutzung von Microsoft 365 Copilot in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen bietet zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und die Effizienz steigern. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung von Copilot in Ihrer Kanzlei.