Künstliche Intelligenz in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen. Copilot in Outlook und Word

Die Digitalisierung und der steigende Wettbewerbsdruck setzen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen zunehmend unter Zugzwang. Der Anspruch der Mandanten an Schnelligkeit und Präzision steigt, während die Kostenkontrolle und Effizienz gleichzeitig wichtiger denn je sind. Viele Kanzleien stehen vor der Herausforderung, wie sie mit begrenzten Ressourcen und wachsenden Erwartungen Schritt halten können. Dabei bietet die künstliche Intelligenz (KI) einen vielversprechenden Ansatz, um genau diese Herausforderungen zu bewältigen.

Aktuell beraten wir zahlreiche Kanzleien zu den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz und der Einführung in den Kanzleialltag. In dieser Artikelserie (3 von 5) möchten wir Ihnen Schritt für Schritt aufzeigen, wie Microsoft Copilot – ein KI-basiertes Tool – speziell in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen eingesetzt werden kann, um Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Ziel ist es, Ihnen einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten und die technischen Voraussetzungen zu geben, sowie praxisnahe Tipps und Beispiele aus dem Kanzleialltag zu präsentieren.

Der Microsoft Copilot ist in Office 365 integriert und bietet seinen Funktionen direkt in den Applikationen an, in denen Sie täglich arbeiten. Im folgenden zeigen wir Ihnen ein paar Beispiele für die Nutzungsmöglichkeiten.

Copilot in Word:

Die Integration bietet Ihnen diverse vordefinierte Auswahlmöglichkeiten für die Nutzung. In unserem Beispiel erstellen wir eine Zusammenfassung des Dokuments Gutachten_Hakay.pdf, auf welches wir direkt in Word zugreifen können. Zusätzlich zu Dateien können Sie in Word auch auf Besprechungen (Teams) und Emails (Outlook) zugreifen, um diese als Grundlage für neu erstellte Dokumente zu verwenden. Der Copilot prüft das ausgewählte Dokument und beginnt mit der Erstellung einer Zusammenfassung. Weitere Details (Schreibstil, Länge, Strukturierung, …) können im Prompt mitgegeben werden.

Das erstellte Ergebnis kann einfach an Ihre Bedürfnisse in Bezug auf Formulierung und Gliederung angepasst bzw. ergänzt werden und Sie können es mit weiteren Informationen aus Ihren Recherchen anreichern. In unserem Beispiel frage ich Copilot nach der Entwicklung der Immobilienpreise in Wien und erhalte folgende Antwort, welche ich in das erstellte Dokument integrieren kann.

Laut INFINA haben sich die Immobilienpreise in Wien seit dem Jahr 2000 erheblich gesteigert. Der Wohnimmobilienpreisindex im Jahr 2024 beträgt 264,3 und ist damit etwa 2,6-mal so hoch wie im Basisjahr 20002. Besonders nach der Finanzmarktkrise im Jahr 2008 und der Corona-Krise stiegen die Preise für Wohnimmobilien stark an, mit jährlichen Zuwächsen von bis zu 12,4 %.

Die beschriebenen Funktionalität kann auch für neu erstellte Dokumente angewendet werden. So können Sie bestehendes und in Dokumenten gespeichertes Know-How für die Erstellung neuer Dokumente nutzen!

Copilot in Outlook:

 Eingehende E-Mails und Konversationen (E-Mail-Verläufe) können direkt in Outlook mit einem Klick zusammengefasst werden. So erhalten Sie auch bei umfangreichen E-Mails schnell einen Überblick über das Wesentliche. Mitgeschickte Anlagen können geprüft, zusammengefasst bzw. übersetzt werden. Der Copilot bietet Ihnen diverse Vorschläge für die effiziente Nutzung an (Was sind die wichtigsten Punkte in dieser E-Mail, Was sind die Nachverfolgungsfragen basierend auf dieser E-Mail, Suche relevante Dokumente basierend auf dieser E-Mail, …). Die KI erkennt aus E-Mails relevante Termine und Fristen und schlägt diese automatisch zur Eintragung in den Kalender vor.

Antwortschreiben unter Bezugnahme der im vorigen Absatz ermittelten Informationen werden auf Knopfdruck erstellt und können in Bezug auf Schreibstil, Länge und Ton angepasst werden. Auch hier können Sie weitere Recherchen direkt in Outlook durchführen und dabei auf Ihre Dokumente bzw. auf das Internet zugreifen und diese Informationen einfach in Ihr E-Mail übernehmen.

Mit der Funktion Coaching analysiert der Copilot von Ihnen verfasste E-Mails und bewertet diese nach Tonfall, Leserstimmung und Klarheit. Weiter erhalten Sie produktive Vorschläge für eine verbesserte Formulierung.

Copilot ermöglicht es, E-Mails in Fremdsprachen schnell in die Muttersprache zu übersetzen. Ebenso können Antworten in der Muttersprache verfasst und automatisch in die jeweilige Fremdsprache übersetzt werden. Dies erleichtert die Kommunikation mit internationalen Mandanten und Partnern erheblich und reduziert das Risiko von Missverständnissen.

Copilot und Datenschutz

Microsoft 365 Copilot-Anrufe an den LLM werden an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region weitergeleitet, können aber in Zeiten hoher Auslastung auch in andere Regionen geleitet werden, in denen Kapazitäten verfügbar sind. Für Benutzer aus der Europäischen Union (EU) haben wir zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die EU-Datengrenze einzuhalten. Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, während der weltweite Datenverkehr zur LLM-Verarbeitung in die EU und andere Länder oder Regionen geschickt werden kann.

Fazit

Microsoft Copilot bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell in Anwaltskanzleien den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. Dennoch bleibt es unerlässlich, die von Copilot erstellten Inhalte stets zu prüfen. Die Implementierung von Copilot erfordert keine tiefgehenden technischen Kenntnisse, sodass auch kleinere Kanzleien schnell von den Vorteilen profitieren können. Wer den digitalen Wandel aktiv gestalten möchte, sollte sich mit den Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Copilot vertraut machen und die Potenziale für die eigene Kanzlei nutzen.